چند نشانه‌ی رایج برای شکست و موفقیت در ساخت یک محیط کار مناسب وجود دارد. بارزترین نشانه‌ی موفقیت، «در» است. وقتی به تعداد کافی در وجود داشته باشد، کارکنان می‌توانند صدا و وقفه را متناسب با نیازهای هر زمان خود، کنترل کنند. بارزترین نشانه‌ی شکست، سیستم فراخوانی است. سازمان‌هایی که پی‌در‌پی برای پیدا کردن یک نفر، در کار همه وقفه ایجاد می‌کنند، نشان می‌دهند که نسبت به الزامات یک محیط مناسب کار هیچ حسی ندارند.
با کنترل این نشانه‌ها، نه تنها توجه افراد را به دغدغه‌های‌تان برای یک محیط مناسب کار جلب می‌کنید، بلکه از مزایای آنی نیز بهره‌مند می‌شوید: افراد می‌توانند به کارشان برسند. امّا به نظر می‌رسد خلاص شدن از شرّ سیستم فراخوانی و بازگرداندن درها خیلی سخت باشد. آیا ایجاد این تغییرات از توان ما خارج است؟
جوجه را آخر پاییز می‌شمارند #
پسرفت شرایط کاری که در دهه‌های گذشته بیش‌ترِ ما را تحت تأثیر قرار داده، وابسته به رضایت قربانی بوده است. منظورمان این نیست که یکی از قربانیان می‌توانست با گفتن «نه! من در محیط پرسروصدا، تنگ و بی‌در و پیکر کار نمی‌کنم!» این روند را متوقف کند؛ بلکه منظورمان این است که ما به عنوان یک گروه، درباره‌ی عوارض زیان‌بار صرفه‌جویی در هزینه‌های محیط به اندازه کافی اعتراض نکرده‌ایم.
درحالی که بیش‌تر ما معتقد بودیم این تغییر تدریجی به سمت محیط پرسروصداتر و تنگ‌تر، به بهره‌وری آسیب می‌زند، سکوت کردیم؛ چون شواهد آماری قوی برای اثبات ادعای خود نداشتیم. البته پلیس وسایل هم هیچ مدرکی در تایید ادعای خود —که آدم‌ها در محیطی تنگ، عملکردی به همان خوبی یک محیط معقول‌تر دارند— ارائه نکرد. فقط ادعا کردند که درست است.
باید از آن‌ها یاد بگیریم؛ یادبگیریم که مقابله‌به‌مثل کنیم. پس اولین قدم به سوی یک محیط سالم، تکرار ادعاهاست. اگر فکر می‌کنید محیط به شما ضرر می‌زند، باید شروع به گفتن کنید. لازم است یک تالار گفتگو ایجاد کنید تا دیگران هم با شما هم‌صدا شوند. شاید لازم باشد یک نظرسنجی درباره‌ی ارزیابی افراد از شرایط کاری‌شان برگزار کنید. (در یک نظرسنجی مشابه این در شرکت یکی از مشتریان، کارکنان هفت جنبه‌ی منفی کار خود را بیان کردند. چیزهایی که فکر می‌کردند بهره‌وری را محدود می‌کنند. چهار مورد اول مربوط به سروصدا بود.)
به محض اینکه افراد می‌فهمند فقط آن‌ها نیستند که چنین حسی دارند، آگاهی محیطی افزایش می‌یابد. این افزایش آگاهی، دو اتفاق خوب به دنبال خواهد داشت: اول اینکه محیط کمی بهتر می‌شود؛ چون افراد تلاش می‌کنند توجه بیش‌تری نسبت به سروصدا و وقفه داشته باشند. دوم اینکه رضایت قربانی از بین می‌رود. حالا دیگر مدیران ارشد سخت‌تر می‌توانند بدون اینکه ابتدا به محیط توجه کنند، قدمی در راستای افزایش بهره‌وری بردارند.
انتظار نداشته باشید سازمان فقط به این دلیل که کارزار به‌راه انداخته‌اید، بدون مقاومت تسلیم شود. دست کم سه استدلال متقابل وجود دارد که بلافاصله رو می‌کنند:
- آدم‌ها به ظواهر اهمیتی نمی‌دهند. خیلی باهوش‌تر از این هستند که چنین کاری بکنند. فقط کسانی به این چیزها اهمیت می‌دهند که اهل چشم‌وهم‌چشمی هستند.
- ممکن است سروصدا یک مشکل باشد؛ امّا راه‌هایی ارزان‌تر از بازی با نقشه‌ی محل کار برای مقابله با آن وجود دارد. می‌توانیم نویز سفید یا موسیقی ملایم پخش کنیم تا سروصدا را بپوشاند.
- اتاق‌های پوشیده، محیطی سرزنده به وجود نمی‌آورند. ما می‌خواهیم افراد تعامل سازنده داشته باشند؛ خواسته‌ی خودشان هم همین است. به همین دلیل دیوارها و درها، گامی در جهت اشتباه هستند.
در سه قسمت بعدی به این ایرادها پاسخ می‌دهیم.
مسئله‌ی توجه به ظواهر #
این حقیقت دارد که مردم زیاد به ظواهر اهمیت نمی‌دهند. در تحقیقات یکی پس از دیگری، کارکنان نتوانستند در انتخاب بین اثاثیه و تزیینات در رنگ‌های متنوع، وزن زیادی به دکور، به عنوان مثال، بدهند. به نظر می‌رسید این احساس وجود دارد که محیط افسرده‌کننده، اثر منفی دارد؛ امّا تا زمانی که محیط کار افسرده‌کننده نباشد، می‌توانید با خوشحالی آن را نادیده بگیرید و به کار خود برسید. اگر نتیجه‌ی تمام تلاش‌هایمان محیط کاری است که نادیده گرفته می‌شود، آنگاه تمام پولی که خرج دکوراسیون مد روز می‌شود، هدر می‌رود.
این حقیقت که کارکنان اهمیت زیادی به ظواهر نمی‌دهند، اغلب به اشتباه این‌گونه تفسیر می‌شود که آن‌ها به هیچکدام از ویژگی‌های محل کار اهمیت نمی‌دهند. اگر از آن‌ها به طور مشخص درباره‌ی سروصدا، حریم شخصی، و فضای میز و پیشخان بپرسید، نظرات سفت‌وسختی خواهید شنید که این ویژگی‌ها بسیار مهم هستند. این یافته، با این ایده که «محل کار ایده‌آل، جایی‌ست که بتوان آن را نادیده گرفت» هم سازگار است: کسی نمی‌تواند محیطی را که دائم وقفه ایجاد می‌کند، فراخوانی می‌کند، و به طور کلی کارکنان را آزار می‌دهند، نادیده بگیرد.
شنیدن اینکه دغدغه‌های کارکنان درباره‌ی محیط کاری‌شان با این عنوان که چشم‌وهم‌چشمی است، نادیده گرفته می‌شود، بیش از هر چیز دیگر برای‌مان آزاردهنده بود. چون اغلب این مدیران ارشد هستند که در طراحی محیط کارکنان چشم‌وهم‌چشمی می‌کنند. کسی که سخت تلاش می‌کند تا محصول باکیفیتی را به‌موقع عرضه کند، اهمیتی به ظاهر محل کار نمی‌دهد؛ ولی رییس گاهی اهمیت می‌دهد. به همین دلیل، ما شاهد این پدیده‌ی متناقض هستیم که محیطی کاملاً غیرکاربردی، با هزینه‌ی زیاد و بدون هدف با کف‌پوش‌های مخمل، مبلمان مشکی و کروم، گیاهان تزیینی (که فضای بیش‌تری از کارکنان می‌گیرند)، و پانل‌های باظرافت، آراسته شده است. دفعه‌ی بعد که کسی با افتخار دفتری را که به‌تازگی طراحی شده به شما نشان می‌دهد، خوب فکر کنید که آیا برای کاربردی بودن محیط فخرفروشی می‌کند یا برای ظاهر آن؟ اغلب اوقات، بابت ظاهر است.
در طراحی محل کار، بر ظاهر بسیار تاکید می‌شود. آنچه بیش‌تر اهمیت دارد این است که آیا محیط کار به شما اجازه می‌دهد کار کنید یا مانع کارتان می‌شود. یک محیط مناسب کار، نماد منزلت نیست؛ بلکه یک ضرورت است. یا هزینه‌ی آن را مستقیم پرداخت می‌کنید، یا با کاهش بهره‌وری از جیب‌تان می‌رود.
فضای خلاق #
در پاسخ به اعتراض کارکنان به سروصدا، می‌توانید علائم را درمان کنید، یا به علّت مسئله بپردازید. درمان علّت یعنی انتخاب جداسازی با استفاده از موانع صوتی —دیوار و در— که خرج روی دست‌تان می‌گذارد. درمان علائم بسیار ارزان‌تر است. وقتی موسیقی ملایم یا نوعی نویز صورتی پخش کنید، صدای مزاحم با هزینه‌ی اندکی از بین می‌رود. حتی می‌توانید به طور کلی مشکل را نادیده بگیرید و پول بیش‌تری پس‌انداز کنید؛ بنابراین افراد مجبور می‌شود برای محافظت از خود دربرابر سروصدا به هدفون و آی‌پاد پناه ببرند. اگر یکی از راه‌حل‌ها را انتخاب کنید، باید انتظار تاوان نامرئی در یکی از جنبه‌های عملکرد کارکنان داشته باشید: خلاقیت کم‌تری خواهند داشت.
در طول دهه‌ی ۱۹۶۰، پژوهشگران در دانشگاه کُرنل مجموعه‌ای آزمایش درباره‌ی تأثیر کار با موسیقی انجام دادند. آن‌ها گروهی از دانشجویان علوم کامپیوتر را به عنوان نمونه انتخاب و به دو دسته تقسیم کردند: کسانی که دوست داشتند هنگام کار (در اصل مطالعه) موسیقی پس‌زمینه داشته باشند و کسانی که دوست نداشتند. سپس از نیمی از هر گروه را در یک اتاق ساکت و نیمه‌ی دیگر را در اتاق دیگری مجهز به هدفون و یک مجموعه موسیقی قرار دادند. به شرکت‌کنندگان در هر دو اتاق یک مسئله‌ی برنامه‌نویسی داده شد. تعجبی نداشت که شرکت‌کنندگان هر دو اتاق، عملکرد تقریباً یکسانی از نظر سرعت و دقت برنامه‌نویسی داشتند. همان‌طور که هر بچه‌ای که تکالیف ریاضی‌اش را هم‌زمان با شنیدن موسیقی انجام می‌دهد می‌داند، موسیقی مزاحمتی برای آن بخش از مغز که کار محاسبات و منطق را انجام می‌دهد، ندارد —بخش دیگری از مغز به موسیقی گوش می‌دهد.
آزمایش کُرنل امّا یک برگ برنده‌ی پنهان داشت. خواسته‌ی مسئله این بود که داده‌های خروجی را با تعدادی عملیات بر روی عددهای ورودی ایجاد کنند. برای مثال، شرکت‌کنندگان باید هر عدد را دو رقم به سمت چپ می‌بردند و بعد بر صد تقسیم می‌کردند، و به همین ترتیب شاید در مجموع ده‌ها عملیات را تکمیل می‌کردند. اگرچه مسئله به این اشاره نکرده بود، ولی اثر خالص تمام آن عملیات این بود که خروجی برابر با ورودی می‌شد. برخی افراد متوجه این موضوع شدند و برخی دیگر متوجه نشدند. اکثریت قاطع کسانی که متوجه این موضوع شدند، از اتاق ساکت بودند.
بسیاری از کارهایی که متخصصان طی روز انجام می‌دهند، در مرکز پردازش متوالی مغز چپ انجام می‌شود. موسیقی به طور مشخص با این کار تداخل ندارد؛ چون سمت راست مغز است که موسیقی را هضم می‌کند. ولی تمام کار در سمت چپ مغز انجام نمی‌شود. گاهی یک پیشرفت غیرمنتظره وجود دارد که باعث می‌شود بگویید «آها!» و بعد شما را به سمت یک میان‌بر هوشمندانه هدایت می‌کند؛ میان‌بری که ممکن است باعث صرفه‌جویی ماه‌ها یا سال‌ها کار شود. جهش خلاقانه سمت راست مغز را به کار می‌گیرد. اگر سمت راست مشغول گوش دادن به «۱۰۰۱ استرینگز» موزاک باشد، فرصت جهت خلاقانه از دست می‌رود.
تاوان خلاقیتی که توسط محیط تحمیل می‌شود، موذیانه است. از آنجا که خلاقیت به ندرت لازم می‌شود، اغلب کمبود آن را متوجه نمی‌شویم. آدم‌ها سهمیه‌ای برای افکار خلاقانه در نظر نمی‌گیرند. اثر کاهش خلاقیت طی مدت طولانی جمع می‌شود. سازمان کارآیی کم‌تری دارد، افراد، بدون شور و هیجانی کارها را به کندی پیش می‌برند، و بهترین کارکنان می‌روند.
محیط سرزنده #
بحث اتاق‌های پوشیده، دیر یا زود به «بی‌ثمر شدن کار» می‌رسد. ولی پوشیده بودن اتاق، به معنی یک‌نفره بودن نیست. اتاق‌های دو، سه، و یا چهار نفره معقول‌تر هستند؛ به‌خصوص اگر تقسیم‌بندی اتاق‌های منطبق با تقسیم‌بندی کارها باشد. کارمندی که نیاز دارد نیمی از وقت‌ش را با دیگران بگذراند، بیش‌تر این زمان را با یک فرد خاص می‌گذراند. این دو نفر، گزینه‌های طبیعی برای داشتن یک دفتر مشترک هستند.
حتی در دفاتر با پلان باز، همکاران باید تشویق شوند چیدمان را طوری تغییر دهند که فضای کاری‌شان نزدیک به هم باشد. وقتی اجازه‌ی چنین کاری داشته باشند، آدم‌ها نبوغ‌شان را به کار می‌گیرند تا چیدمان به شکلی باشد که تمام نیازهاشان را برآورده کند: فضای کاری، فضای جلسه، و فضای دورهمی. از آنجا که باهم تعامل می‌کنند و هم‌زمان با هم به حالت غرقگی می‌روند، در مقایسه با همسایه‌هایی که به طور تصادفی انتخاب شده‌اند، مزاحمت کم‌تری برای هم خواهند داشت. این محیط، چون ارتباطات ساده و طبیعی است، سرزنده خواهد بود. داشتن اندکی کنترل بر محیط، به عنوان یک مزیت اضافی در نظر گرفته می‌شود.
شکستن قالب شرکت #
چه پیشنهادی کم‌تر از «اجازه دهید کارکنان پلان باز را به شکل سوئیت‌های مشترک —به جای اتاقک‌های تک‌نفره— بازآرایی کنند»، تهدیدآمیز خواهد بود؟ یکی از مزیت‌های اصلی این مدل «سیستم اداری» (بدون اتاق) که شرکت شما خریداری کرده، انعطاف‌پذیری است. حداقل بروشور آن که اینطور می‌گوید. پس جابه‌جا کردن قطعات آن باید به اندازه‌ی کافی آسان باشد. اینکه اجازه دهید افراد سوئیت بسازند، ممکن است تهدیدآمیز به نظر نرسد، ولی پیش‌بینی می‌کنیم یکی از مدیران ارشد از این ایده متنفر باشد. مشکل این است که به قانون مقدّس یکنواختی بی‌احترامی می‌شود. با یکنواخت کردن همه‌چیز، «صاحب» یک قلمرو، «کنترل» را تمرین می‌کند و به نمایش می‌گذارد. مانند باغبانی که بذرها را دقیقاً زیر یک طناب محکم می‌کارد تا هویج‌ها در یک ردیف بی‌نقص رشد کنند، این مدیر نیز با بی‌نظمی جزییِ باب میل طبیعت (در این مورد، طبیعت انسانی افراد)، تهدید می‌شود.
واقعیت ناخوشایند زندگی این است که بهترین محل کار، منحصربه‌فرد است. فضای سرزنده‌ی مناسب کار یک فرد، دقیقاً مشابه فضای کار مطلوب فرد دیگر نیست. اگر به آن‌ها اجازه دهید، کارکنان‌تان محیط کار خود را مطابق نیازشان تغییر می‌دهند؛ در نتیجه محیط یکنواخت نخواهد بود. فضای هر فرد و هر تیم، ویژگی‌های مخصوص به خودش را خواهد داشت. اگر اینطور نباشد، دوباره آن را تغییر می‌دهند (تا زمانی که به این شرایط برسد).
مدیریت، در بهترین حالت، باید مطمئن شود فضای کافی، سکوت کافی، و راه‌های کافی برای ایجاد حریم شخصی وجود دارد، تا افراد بتوانند فضای کاری مناسب خود را ایجاد کنند. یکنواختی در این دیدگاه جایی ندارد. وقتی آدم‌ها عکس‌های عجیب می‌گذارند، میزشان را به‌هم می‌ریزند، اثاثیه را جابه‌جا می‌کنند یا اتاق‌هایشان را ادغام می‌کنند، باید لبخند بزنید و تحمل کنید. وقتی محیط مطابق میل‌شان شد، می‌توانند دیگر درباره‌اش فکر نکنند و به کارشان بپردازند.