تصور کنید علاوه بر وظایف فعلی، مسئولیت محیط کاری و امکانات کارکنان نیز برعهده شما گذاشته می‌شد و باید تصمیم می‌گرفتید برای هر فرد چه نوع محیطی، چه مقدار فضا و چقدر هزینه اختصاص دهید. چگونه این کار را انجام می‌دادید؟ احتمالاً تمایل داشتید بررسی کنید کارکنان چگونه از فضای کاری استفاده می‌کنند، میزان فضای لازم میز چقدر است، چند ساعت تنها کار می‌کنند و چند ساعت با دیگران، و نظایر این‌ها. همچنین بررسی می‌کردید که اثر سروصدا بر کارآیی افراد چقدر است. گذشته از همه‌ی این‌ها، کارکنان شما برای انجام کار باید از مغزشان استفاده کنند، و سروصدا بر تمرکز آن‌ها اثر می‌گذارد.
برای هر یک موارد مزاحم کار، به دنبال راه‌حلی ساده و مکانیکی برای حفاظت از کارکنان می‌گشتید. با فرض اینکه دستتان باز است، مزایای فضای کاری بسته (با اتاق‌های یک، دو یا سه نفره) را نسبت به فضای باز بررسی می‌کردید. مقایسه به شما این امکان را می‌داد تا تعادل معقولی بین هزینه و حریم شخصی و سکوت برقرار کنید. در پایان، نیازهای اجتماعی افراد را در نظر می‌گرفتید و فضاهایی برای گفتگو فراهم می‌کردید که تمرکز دیگران را برهم نزند.
جای تعجب نیست که افرادی که محیط و امکانات شرکت شما را کنترل می‌کنند (به خصوص اگر یک شرکت بزرگ باشد)، وقت زیادی را برای فکر کردن درباره‌ی نگرانی‌های گفته شده صرف نمی‌کنند. آن‌ها هیچ داده‌ی خامی را گردآوری نمی‌کنند. تلاش نمی‌کنند موضوع پیچیده‌ای مثل بهره‌وری را بفهمند. بخشی از دلیل این است که خودشان مشغول کاری نیستند که از ضعف محیط آسیب ببیند. آن‌ها اغلب به نحوی «پلیس وسایل» را تشکیل می‌دهند که رویکردشان به مسئله تقریباً خلاف رویکرد شما خواهد بود.
ذهنیت پلیسی #
رییس «پلیس وسایل» همان همکاری است که روز قبل از جابه‌جایی کارکنان به دفتر جدید، آنجا پرسه می‌زند و این فکرها در سرش می‌چرخد:
ببین چقدر زیبا همه چیز یکنواخت است! هیچ راهی وجود ندارد که بفهمی طبقه پنجم هستی یا ششم! ولی به محض اینکه آدم‌ها بیایند، به کلی خراب می‌شود. عکس آویزان کرده و اتاق کوچک‌شان را شخصی‌سازی می‌کنند و به‌هم‌ریخته می‌شود. احتمالاً می‌خواهند روی همین فرش دوست‌داشتنی من قهوه بنوشند و حتی ناهارشان را هم همین‌جا میل کنند (به خود می‌لرزد)، آه…خدای من…
او کسی است که قوانینی وضع می‌کند تا هر شب میزها مرتب شوند و مانع از نصب هر چیزی —احتمالاً به جز تقویم شرکت— به دیوارها می‌شود. پلیس وسایل در یکی از شرکت‌هایی که می‌شناختیم، حتی روی برگه‌ی شماره‌های اضطراری کنار تلفن‌ها، شماره‌ای برای گزارش «چکه کردن قهوه روی زمین» اعلام کرده بود. هرگز وقتی کسی با آن شماره تماس می‌گرفت آنجا نبودیم، ولی احتمالاً می‌توانید انتظار داشته باشید یک خدمتکار سفیدپوش با چرخ برقی با چراغ‌های چشمک‌زن و آژیرکشان از راهروها برای نظافت بیاید.
هنگام استراحت در یک سمینار یکی از همکاران به من گفت که شرکت‌شان اجازه نمی‌دهد چیزی به جز یک عکس خانوادگی ۱۳در۱۸ بعد زمان کاری روی میزشان باقی بماند. هر چیز دیگری باشد، صبح یک یادداشت غیرمحترمانه روی میزکارتان (با سربرگ شرکت) از طرف پلیس وسایل می‌بینید. یکی آنقدر از این یادداشت‌ها رنجیده بود که به سختی می‌توانست عصبانیتش را مهار کند. همکارانش، با اینکه می‌دانستند چه حسی دارد، او را دست انداختند: از ارزان‌فروشی محلی یک قاب عکس با عکس نمونه خانواده‌ای کاملاً آمریکایی خریدند. عکس خانوادگی او را با این عکس جایگزین کردند. زیر عکس چیزی شبیه به یادداشتی از پلیس وسایل بود که اعلام می‌کرد از آنجا که خانواده‌ی او مطابق با استانداردهای شرکت نبوده است، «عکس خانوادگی رسمی شرکتی» به او داده شده تا روی میزش بگذارد. —تیموتی لیستر
زیرزمین یکنواخت پلاستیکی #
برای اینکه بهتر با ذهنیت پلیسی آشنا شوید، به نقشه‌ی شکل ۱-۷ نگاه کنید که این روزها بین شرکت‌ها در سرتاسر آمریکا مرسوم شده است.
شکل ۱-۷ نقشه‌ی معمول اداره
این طرح به طور صریح با سؤال پیچیده‌ی «چه کسی باید فضای پنجره‌دار داشته باشد؟» روبه‌رو می‌شود: هیچ‌کس. مشکل پنجره‌ها این است که برای اینکه به همه‌ی کارکنان داده شود، کافی نیستند. اگر برخی افراد پنجره داشته باشند و دیگران نداشته باشند، می‌توانید با یک نگاه بگویید که برای مثال در فضای کار جورج هستید. امّا حالا چنین چیزی ممکن نیست، مگر نه؟
ولی به اثر جانبی آن نگاه کنید. مسیرهایی که بیش‌تر از آن‌ها رفت و آمد می‌شود، از آسانسور تا اتاقک‌ها یا از یک اتاقک به اتاقک دیگر، از جلوی هیچ پنجره‌ای نمی‌گذرد. جایی که چنین طرحی استفاده می‌شود، از پنجره‌ها هیچ استفاده‌ای نمی‌شود. راهروهای پنجره‌دار همیشه خالی هستند. اوّلین بار، در طبقه‌ی بیستم یک آسمان‌خراش جدید با طرح راهروی پنجره‌دار روبه‌رو شدیم—در هر جهت منظره‌ی باشکوهی وجود داشت، منظره‌هایی که در عمل نگاه کسی به آن نمی‌افتد. آدم‌های آن ساختمان می‌توانستند در یک زیرزمین هم کار کرده باشند.
از دید پلیس وسایل، زیرزمین واقعاً ترجیح دارد؛ چون بیش‌تر مناسب طرح‌های یکنواخت است. ولی آدم‌ها در نور طبیعی بهتر کار می‌کنند. آن‌ها در فضای پنجره‌دار حس بهتری دارند و این حس بهتر به طور مستقیم تبدیل به کیفیت بالاتر کار می‌شود. همچنین آدم‌ها علاقه‌ای ندارند در محیطی کاملاً یکنواخت کار کنند. آن‌ها تمایل دارند محیط را مطابق با راحتی و سلیقه‌ی خود شکل دهند. این حقایق ناخوشایند، مشت نمونه‌ی خروار از سختی‌های کار با انسان‌هاست.
بازدید از چند شرکت مختلف در هر سال، به سرعت شما را قانع می‌کند که نادیده گرفتن چنین حقایق ناخوشایندی در ذات نقشه‌ی بسیاری از شرکت‌ها وجود دارد. محیط کاری متخصصان، تقریباً بدون استثناء پرسروصدا، مزاحم کار، غیرخصوصی و بی‌ثمر است. برخی قشنگ‌تر از بقیه هستند، ولی چندان کارآمدتر نیستند. کسی آنجا نمی‌تواند آن‌چنان کار واقعی انجام دهد. به کسی که می‌تواند مثل یک سگ آبی در حفره‌ای کوچک و ساکت با دو میز بزرگ تاشو و دری که بسته می‌شود، کار کند، اتاقک ماژولار ۷۳پارچه‌ی پلاستیکی داده شده. کسی هم علاقه‌مند نیست بداند آیا به اثربخشی کمک می‌کند یا آسیب می‌زند.
به نظر می‌رسد این‌ها کمی تندروی نسبت به کارمندانی باشد که فضای اداری آمریکا را طراحی کرده‌اند. اگر اینطور فکر می‌کنید، آخرین تجلی طرز فکر این طراحان را در نظر بگیرید. آنقدر وحشتناک است که باید تعجب کنید که چرا اصلاً تحمل می‌شود: سیستم فراخوانی شرکت. شاید باورش سخت باشد، برخی شرکت‌ها از یک سیستم عمومی فراخوانی برای وقفه در کار شاید هزاران کارمند —که تلاش می‌کنند فکر کنند— برای پیدا کردن یکی از آن‌ها استفاده می‌کند:
زیـ..ـنگ! [وقفه] توجه، توجه! فراخوانی پاول پورتولاکا. پاول پورتولاکا لطفاً با مرکز فراخوانی تماس بگیرد.
اگر جای درستی بایستید، می‌بینید که سی یا چهل کارمند حقوق‌بگیر با زنگ اول سرشان را بلند می‌کنند و با نزاکت تمام پیام را گوش می‌دهند و باز سرشان را پایین می‌اندازند؛ متحیر از اینکه قبل از متوقف شدن مشغول چه کاری بودند.
طراحانی با ذهنیت پلیسی، محیط‌های کاری را همان‌طور که ممکن بود زندان‌ها را طراحی کنند، طراحی می‌کنند: بهینه برای کنترل با کم‌ترین هزینه. در مورد طراحی محیط کار، بدون تفکر تسلیم آن‌ها شده‌ایم. در حالی که برای بهبود بهره‌وری در بیش‌تر سازمان‌هایی که مشکل بهره‌وری دارند، هیچ حوزه‌ای ثمربخش‌تر از محیط کار نیست. تا زمانی که کارکنان گرفتار محیطی پرسروصدا، بی‌خاصیت و مخرّب باشند، چیزی جز محیط کار ارزش بهبود ندارد.